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6 dicas para criar um roteiro de visitas eficiente

 

O roteiro de visitas é o meio mais eficiente para um bom trabalho de vendas por representação. Nós temos muito para falar neste artigo, mas ainda assim ele pode ser resumido em poucas palavras.

Se você trabalha com rotas de visitas, elas precisam ser planejadas. Dessa forma, você ganha tempo, eficiência e consegue visitar ainda mais locais.

Mas falar assim é fácil. O complicado é colocar o roteiro de visitas em prática, especialmente com uma equipe considerável de vendedores. Como organizar visitas aos clientes? Por CEP? Por demanda? E como criar um organizador de rotas, para começo de conversa?

Esses são apenas os primeiros pontos, as primeiras complicações que começam a surgir. Mesmo que você elabore o roteiro de visitas, ainda se torna necessário medir a sua aplicabilidade – como os representantes estão reagindo a ele -, e se os resultados estão surgindo.

Podemos dizer então, com segurança, que o roteiro de visitas funciona em duas partes diferentes: planejamento para elaboração do roteiro e aplicação com acompanhamento.

É disso que nós tratamos neste artigo: o que fazer para criar um roteiro de visitas eficiente, aplicá-lo e medir seus resultados. Acompanhe.

O planejamento para definir um roteiro de visitas eficiente

Você sabe porque os apps de controle de visitas estão fazendo tanto sucesso hoje em dia? Se você não os conhece, eles funcionam exatamente como o nome diz: são aplicativos que permitem a criação do roteiro de visitas e o seu acompanhamento em tempo real.

Respondendo à pergunta, esses aplicativos de controle de visitas são tendência hoje porque as empresas estão percebendo que um bom planejamento, antes de sair para a rua, deixa o representante mais eficaz e veloz nas suas entregas. E ainda tem outra questão: nenhuma empresa é igual a outra, portanto, nenhuma rota é igual também.

Imagine que o representante é você, e tem 5 visitas para fazer durante a tarde, sendo que duas delas são na zona sul, uma na zona norte e outras duas na zona leste. Se você não planeja para onde vai, nem que seja de uma forma simples – o famoso “olhômetro” -, pode acabar encontrando problemas.

Cruzar a cidade da zona sul para a zona leste pode ser mais simples por você não ter que passar pelo centro da cidade. Ao mesmo tempo, ir da zona sul para a zona norte passa. O roteiro, nesse caso, é simples: zona norte >> zona sul >> zona leste. Se você deixa o norte para o final, irá pegar o centro da cidade em plena hora do rush.

Essa é a realidade de muitas empresas, mas em outras a questão fica mais difícil. O número de representantes é grande, as visitas são maiores, a cidade é diferente, etc. A única maneira de ter um roteiro de visitas eficiente é se existe um planejamento prévio.

Mas, por onde começar?

1 – O básico: separar por setores e organizar visitas por CEP

Esse é um trabalho primordial na criação de um roteiro de visitas eficiente e que mostra resultados.

Separar suas visitas por setores e organizar a ordem de acordo com os bairros deve ser sua primeira preocupação. Caso contrário, o representante gasta mais gasolina dando voltas pela cidade, corre mais riscos de encontrar engarrafamentos e fica mais tempo no volante do que prospectando e vendendo.

É o exemplo que demos anteriormente. Entender que a zona norte deve ser o primeiro local a ser visitado é começar a fazer o planejamento de um bom roteiro de visitas.

2 – Aprofundando: separando por horários

Também é necessário, ao criar um roteiro de visitas, pensar no horário em que os representantes vão sair para cada localidade programada. Isso é possível com apps de visitas, que dão a possibilidade de escolher previamente onde cada representante vai após chegar em cada destino.

A importância de identificar os melhores horários para visitas é evidente por vários motivos, sendo o maior deles os problemas com o trânsito. Não é ideal colocar visitas para as 11h30, por exemplo, em locais de alta concentração demográfica, como o centro da cidade – é certeza de deixar o seu representante esperando em longas filas por boa parte do seu tempo.

Os horários de cada visita precisam ser identificados previamente. Prefira deixar regiões mais afastadas para os horários mais movimentados, e deixe as regiões mais centrais para aqueles em que não há muito movimento. Assim, os representantes não encontram riscos com engarrafamentos, acidentes e outros percalços, que só vão atrapalhar a estratégia do roteiro de visitas.

3 – Indo além: a preferência dos clientes e prospects

Visitar um restaurante ao meio dia para tentar vender produtos não é a melhor estratégia. Imagine ter que competir pela atenção do seu cliente com os clientes dele? Não vai dar certo.

Supermercados são mais simples, mas até os maiores, com toda sua infraestrutura, possuem horários mais indicados. Alguns gestores comerciais, além das vendas, também cuidam das demandas com o trade marketing e da implantação de campanhas de merchandising, e não pode parar a qualquer momento.

Nesses casos, a equipe de escritório precisa fazer contatos prévios e definir os melhores horários com base no que o gestor está dizendo.

É por isso que se torna importante definir quais os horários de visita dos representantes pensando, também, em qual é o melhor momento para a abordagem. Não adianta ter uma ótima estratégia de roteirização pelo lado da economia de custos se ela não fecha bons negócios. E a melhor maneira de fechar negócios é respeitando as vontades dos clientes e prospects.

Então, vamos definir alguns horários básicos?

– Para restaurantes: visitar pela manhã, no momento da preparação;

– Padarias: visitar no início da tarde;

– Mercearias e supermercados: evitar horários movimentados como o início da manhã, o almoço e o fim da tarde;

– Bares: evitar o happy hour;

– Qualquer outra loja: evite a primeira hora do dia e a última também;

As pessoas têm interesse no que você está oferecendo, uma diversidade maior no mix de produtos. Ao mesmo tempo, elas não têm todo o tempo do mundo – um roteiro de visitas que leva isso em conta se mostra inteligente e assertivo.

4 – Para não errar: crie o roteiro de visitas para a semana inteira

Vamos ver se você consegue identificar onde está o gargalo de produtividade dessa empresa hipotética: a Quase Lá Atacadista.

A Quase Lá tem uma equipe de cerca de dez representantes. Antes, tinha menos, mas depois de uma expansão bem agressiva, resolveu dobrar a equipe para aumentar as vendas. O problema é que a operação subitamente dobrou, e o esforço de planejamento não acompanhou.

Antes, cada vendedor fazia sua rota e tudo dava meio certo. Cada um tinha seus clientes e fazia os seus horários, mas com a expansão da carteira de prospects e a entrada de mais representantes, a produtividade começou a diminuir.

Gilberto, o gestor, começou a notar, então, qual era a rotina dos representantes:

– Eles começa a jornada às 8:30;

– Tomam café até às 9:30;

– Elaboram o plano de visitas do dia até às 10:30;

– Saem para fazer as primeiras visitas às 10:15;

– Param para almoçar ao meio dia e retornam às visitas lá pelas 13:30;

– Voltam para o escritório às 17:00 e saem às 17:30.

O gargalo ficou evidente? Ele está bem ali, das 9:30 até as 10:30. Os representantes estão demorando demais entre o momento que chegam até o que saem do escritório, perdendo duas horas por dia só com o café da manhã e o preparo – e como eles saem tão tarde, acabam atendendo menos clientes por dia.

Isso é complicado, e mostra que o roteiro de visitas não pode ser feito assim, no dia da saída. O ideal para uma equipe grande é ter alguém dedicado à preparação de rotas e à sua fiscalização. E o preparo das rotas deve ser semanal!

O que pode acontecer durante o dia é um acompanhamento em tempo real, sendo que a preparação, mesmo, é na semana anterior. Elimine o seu gargalo para ter mais aproveitamento com o seu roteiro de visitas!

Aplicando o roteiro de visitas e acompanhando os seus resultados

Para ter certeza de que você está tendo os melhores resultados com o seu roteiro de visitas, é necessário que a sua aplicação seja perfeita.

Não adianta muito organizar as visitas por CEP, definir horários, comparar rotas e tudo mais se os resultados não estão sendo os melhores. A aplicação do roteiro de visitas é, com certeza, bem mais importante do que qualquer outra etapa.

Tudo bem que sem planejar não há nada para aplicar. Mas, ao mesmo tempo, se você planejou, precisa tirar o plano do papel e ir à luta. Veja nossas dicas sobre como aplicar e medir seus resultados com o roteiro de visitas!

1 – Os vendedores estão fazendo a rota?

Essa é a sua primeira preocupação. Quem trabalha com vendedores externos sabe que os representantes conhecem suas rotas e, muitas vezes, preferem tomá-la em detrimento de outras já identificadas como mais proveitosas e econômicas.

É por isso que você deve ter certeza que os vendedores estão realmente seguindo o plano – e não há maneira de fazer esse acompanhamento sem investir em uma ferramenta de acompanhamento e geolocalização.

Não há, na verdade, nenhuma maneira de acompanhar a rota dos vendedores sem fazer algum tipo de investimento. E como esse trabalho é fundamental, é muito melhor contratar uma ferramenta poderosa, que oferece várias outras funcionalidades.

2 – Os custos estão diminuindo?

Uma das maiores razões de criar um roteiro de visitas é a redução de custo com combustível e o aumento da eficiência da equipe de representantes. É claro que nem tudo é questão de custo: colaboradores que trabalham com mais eficiência são mais motivados, o tempo é melhor aproveitado, etc.

Ao mesmo tempo, a redução de custos é uma das poucas vantagens do roteiro de visitas que podem ser medidas numericamente. Portanto, custo é um KPI relativamente fácil de medir, especialmente com apps de controle de visitas.

Você está gastando menos gasolina? Esse é o seu primeiro indicador, um que pode ser medido imediatamente após a implantação do roteiro de visitas. Com o tempo, outros vão surgindo: os pneus vão se desgastando menos, as horas extras ficando menores, etc.

Um bom roteiro de visitas pode oferecer muita coisa para os seus representantes de vendas, e há mais vantagens ainda quando você escolhe uma boa solução.

E você, como organiza as rotas dos seus vendedores? Conta para a gente nos comentários.

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