relatórios gerenciais

Você sabe como elaborar relatórios gerenciais?

Se você trabalha com qualquer tipo de gestão, provavelmente, sua primeira resposta seria sim, não é? Então, vamos reformular a questão: você consegue fazer relatórios gerenciais com velocidade, transparência e com o melhor aproveitamento da equipe, 100% do tempo?

Esse é um desafio comum na área de gestão. A elaboração de relatórios gerenciais, em si, é um trabalho de rotina, mas acertar na clareza do objetivo, na transmissão das informações e no formato pode ser um pouco mais complicado.

Neste artigo, trazemos algumas dicas e recomendações para você sempre acertar ao criar relatórios gerenciais. Vamos lá?

Os relatórios gerenciais são a medula da empresa

Pense em uma empresa e nas suas dimensões. Nas pequenas e médias, a comunicação costuma ser mais planificada e há grande ênfase no boca a boca. Os gestores conseguem visualizar o trabalho sendo feito em tempo real, e transmitem para a diretoria os resultados a partir de uma observação empírica – ou seja, na prática.

Porém, quando a empresa é maior, a situação fica um pouco diferente. Os gestores têm sob seus cuidados líderes de setor, e devem responder a outros gestores, que, por sua vez, possuem mais um ou até vários outros níveis de hierarquia. Aqui, só observar, guiar e transmitir no boca a boca não vai funcionar.

É aí que entram os relatórios gerenciais. Eles transmitem as informações necessárias ou solicitadas em um formato sucinto, objetivo e claro. Alguns exemplos podem ser:

– KPIs chave da empresa e o seu desempenho;

Índices de vendas por setor;

– Índices de presenteísmo da equipe;

– Relatórios de situação frente à meta;

– Relatórios de atividades extras realizadas;

Os relatórios gerenciais facilitam o trabalho de transmissão das informações, tornando o processo mais rápido, eficiente e identificável. É um documento formal, portanto, o que está ali deve ser sempre verdadeiro e provado, o que transmite maior segurança para as ações.

Os relatórios gerenciais estão relacionados com o trabalho do setor e do gestor, e vão seguir as informações que precisam ser transmitidas.

Mas esse é o ponto do artigo, a transmissão das informações. Como fazê-la da melhor maneira possível?

Confira também as nossas dicas em vídeo:

Como criar ótimos relatórios gerenciais?

Criar relatórios gerenciais não é difícil nem envolve muitas regras fixas, difíceis de seguir. Na verdade, cada pessoa pode ter seu estilo de criar relatórios, desde que siga três preceitos básicos: objetivo bem definido, conteúdo claro e um formato agradável.

Com isso, suas chances de ser lido e entendido são muito maiores, que é basicamente o objetivo principal dos relatórios gerenciais. Vamos falar mais um pouco sobre esses três pontos?

O objetivo

Muita gente peca no objetivo dos relatórios gerenciais por achar que é difícil estabelecê-los ou fácil demais. Isso deixa os gestores muito confiantes ou em pânico – os maiores inimigos da objetividade.

Entender o seu objetivo é relativamente simples. Você, primeiro, precisa saber o que o seu relatório deve transmitir. É um índice de vendas? Ok, mas qual é o período abarcado? Qual é o setor? Você está mostrando um recorte mostrando uma evolução ou um panorama mais geral e abrangente?

Depois de definir o que quer dizer, você deve pensar em quem vai ler o relatório. Se for o seu gestor ou a diretoria, apresente dados mais abrangentes. Se forem colaboradores preocupados com a meta, você pode mostrar o desenvolvimento da equipe até agora, focando nesse KPI específico.

Com isso, seu objetivo já estará definido, e chega a hora de pensar em conteúdo.

O conteúdo

Os relatórios gerenciais devem apresentar informações, dados precisos e concretos sobre algo. São duas as preocupações sobre o conteúdo: a primeira nós já exploramos, que é pensar em quem irá receber as informações, e a segunda é mais voltada para a objetividade e para a sucintez do conteúdo.

Se você coloca muitas informações no relatório gerencial, que não possuem relação com o objetivo principal, está proporcionando distrações ao leitor – e pense que ele está trabalhando com a cabeça cheia de outras informações e sem muito tempo para perder em cada relatório.

Seja breve e objetivo. Essas são as marcas do bom relatório gerencial.

O formato

Muitas vezes, o formato do relatório define se ele é bem aceito – ou seja, lido e interpretado satisfatoriamente – ou não.

O básico é evitar a aglomeração de texto em blocos. Eles são desestimulantes para a leitura e dificultam o entendimento. Faça sentenças menores e as separe com parágrafos maiores, mais distantes uns dos outros.

Outra ótima ideia para aprofundar o design dos seus relatórios gerenciais é incluir alguns gráficos e artes mais criativas. Se você está apresentando dados, faça do relatório um grande infográfico!

A gestão é uma parte importante de qualquer carreira de trade marketing. Quer saber mais sobre como funciona essa área? Então, vamos para o próximo artigo!