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Como ter relatórios gerenciais mais eficientes?

relatórios gerenciais

Você sabe como elaborar relatórios gerenciais?

Se você trabalha com qualquer tipo de gestão, provavelmente, sua primeira resposta seria sim, não é? Então, vamos reformular a questão: você consegue fazer relatórios gerenciais com velocidade, transparência e com o melhor aproveitamento da equipe, 100% do tempo?

Esse é um desafio comum na área de gestão. A elaboração de relatórios gerenciais, em si, é um trabalho de rotina, mas acertar na clareza do objetivo, na transmissão das informações e no formato pode ser um pouco mais complicado.

Neste artigo, trazemos algumas dicas e recomendações para você sempre acertar ao criar relatórios gerenciais. Vamos lá?

Os relatórios gerenciais são a medula da empresa

Pense em uma empresa e nas suas dimensões. Nas pequenas e médias, a comunicação costuma ser mais planificada e há grande ênfase no boca a boca. Os gestores conseguem visualizar o trabalho sendo feito em tempo real, e transmitem para a diretoria os resultados a partir de uma observação empírica – ou seja, na prática.

Porém, quando a empresa é maior, a situação fica um pouco diferente. Os gestores têm sob seus cuidados líderes de setor, e devem responder a outros gestores, que, por sua vez, possuem mais um ou até vários outros níveis de hierarquia. Aqui, só observar, guiar e transmitir no boca a boca não vai funcionar.

É aí que entram os relatórios gerenciais. Eles transmitem as informações necessárias ou solicitadas em um formato sucinto, objetivo e claro. Alguns exemplos podem ser:

– KPIs chave da empresa e o seu desempenho;

Índices de vendas por setor;

– Índices de presenteísmo da equipe;

– Relatórios de situação frente à meta;

– Relatórios de atividades extras realizadas;

Os relatórios gerenciais facilitam o trabalho de transmissão das informações, tornando o processo mais rápido, eficiente e identificável. É um documento formal, portanto, o que está ali deve ser sempre verdadeiro e provado, o que transmite maior segurança para as ações.

Os relatórios gerenciais estão relacionados com o trabalho do setor e do gestor, e vão seguir as informações que precisam ser transmitidas.

Mas esse é o ponto do artigo, a transmissão das informações. Como fazê-la da melhor maneira possível?

Confira também as nossas dicas em vídeo:

Como criar ótimos relatórios gerenciais?

Criar relatórios gerenciais não é difícil nem envolve muitas regras fixas, difíceis de seguir. Na verdade, cada pessoa pode ter seu estilo de criar relatórios, desde que siga três preceitos básicos: objetivo bem definido, conteúdo claro e um formato agradável.

Com isso, suas chances de ser lido e entendido são muito maiores, que é basicamente o objetivo principal dos relatórios gerenciais. Vamos falar mais um pouco sobre esses três pontos?

O objetivo

Muita gente peca no objetivo dos relatórios gerenciais por achar que é difícil estabelecê-los ou fácil demais. Isso deixa os gestores muito confiantes ou em pânico – os maiores inimigos da objetividade.

Entender o seu objetivo é relativamente simples. Você, primeiro, precisa saber o que o seu relatório deve transmitir. É um índice de vendas? Ok, mas qual é o período abarcado? Qual é o setor? Você está mostrando um recorte mostrando uma evolução ou um panorama mais geral e abrangente?

Depois de definir o que quer dizer, você deve pensar em quem vai ler o relatório. Se for o seu gestor ou a diretoria, apresente dados mais abrangentes. Se forem colaboradores preocupados com a meta, você pode mostrar o desenvolvimento da equipe até agora, focando nesse KPI específico.

Com isso, seu objetivo já estará definido, e chega a hora de pensar em conteúdo.

O conteúdo

Os relatórios gerenciais devem apresentar informações, dados precisos e concretos sobre algo. São duas as preocupações sobre o conteúdo: a primeira nós já exploramos, que é pensar em quem irá receber as informações, e a segunda é mais voltada para a objetividade e para a sucintez do conteúdo.

Se você coloca muitas informações no relatório gerencial, que não possuem relação com o objetivo principal, está proporcionando distrações ao leitor – e pense que ele está trabalhando com a cabeça cheia de outras informações e sem muito tempo para perder em cada relatório.

Seja breve e objetivo. Essas são as marcas do bom relatório gerencial.

O formato

Muitas vezes, o formato do relatório define se ele é bem aceito – ou seja, lido e interpretado satisfatoriamente – ou não.

O básico é evitar a aglomeração de texto em blocos. Eles são desestimulantes para a leitura e dificultam o entendimento. Faça sentenças menores e as separe com parágrafos maiores, mais distantes uns dos outros.

Outra ótima ideia para aprofundar o design dos seus relatórios gerenciais é incluir alguns gráficos e artes mais criativas. Se você está apresentando dados, faça do relatório um grande infográfico!

A gestão é uma parte importante de qualquer carreira de trade marketing. Quer saber mais sobre como funciona essa área? Então, vamos para o próximo artigo!