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O que uma boa ferramenta de gestão de entregas não pode deixar de ter?

gestão de entregas

Agora que você já sabe que adotar um software para gestão de entregas é imprescindível como parte da estratégia para obter mais controle e reduzir custos para o seu distribuidor, precisa tomar alguns cuidados na escolha da ferramenta ideal.

Sistemas que oferecem muitos recursos, alto controle dos processos de entrega e grande capacidade para gerar resultados consistentes são considerados um diferencial competitivo, ainda mais na área de logística, tão fundamental para o setor atacadista distribuidor.

Pensando nisso, nós listamos as funcionalidades que um software para gestão de entregas precisa oferecer para você avaliar no momento da escolha. Acompanhe e entenda, também, porque é importante definir KPIs e confira algumas dicas para melhorar a logística de entregas do seu negócio!

KPIs na gestão de entregas: por que são importantes?

Antes de qualquer coisa, precisamos refletir sobre a importância dos KPIs (key performance indicators, ou indicadores-chave de desempenho em português) na gestão de entregas.

A partir da definição de KPIs, a escolha de uma ferramenta de gestão de entregas tende a ser mais acertada, uma vez que a empresa já sabe o que quer medir e pode, então, optar por uma solução que automatize o monitoramento dos indicadores.

Por definição, KPIs são métricas de negócios usadas por executivos e outros gerentes para rastrear e analisar fatores considerados cruciais para o sucesso de uma organização.

KPIs efetivos se concentram nos processos e funções de negócios que a alta gerência considera mais importantes para medir o progresso em direção ao cumprimento de metas estratégicas e de performance.

Com a economia ainda apresentando crescimento lento e a concorrência aumentando, os executivos devem dobrar seus esforços para melhorar a eficácia da prestação de serviços — neste caso, o serviço de entrega -, caso contrário, não atingirão a qualidade, os níveis desejados de satisfação do cliente e as margens de lucro esperadas. A excelência na gestão de entregas é imperativa para atingir esses objetivos.

Para isso, a definição e o acompanhamento de KPIs é muito válida, pois só assim é possível criar diferenciais com foco nas prioridades organizacionais. Os KPIs esclarecem o desempenho dos processos envolvidos na gestão de entregas e, sem eles, é difícil para os líderes realizarem avaliações profundas e, consequentemente, fazer as alterações operacionais e estratégicas necessárias.

Manter os funcionários focados em iniciativas de negócios e tarefas que são centrais para a gestão de entregas também pode ser um desafio sem os KPIs designados para reforçar a importância e o valor dessas atividades.

Como definir os KPIs na gestão de entregas?

Agora, como definir quais KPIs devem ser acompanhados na estratégia de entregas? Para isso, é preciso separá-los conforme os processos realizados na gestão de entregas. Indicamos a utilização das seguintes categorias para facilitar a definição dos indicadores:

KPIs de logística interna

Os KPIs de logística interna, ou seja, que medem o desempenho das atividades realizadas antes do embarque das mercadorias apontam a precisão dos pedidos que foram separados — quantos foram preenchidos em uma hora, por exemplo.

Para isso, é possível medir:

– O tempo total de processamento do pedido;

– O tempo de ciclo desde a confecção de um recibo até o instante em que ele é guardado;

– Os custos (fixos e variáveis) envolvidos nos pedidos e nos processos de separação, organização e preparação das mercadorias que serão entregues.

KPIs de logística de distribuição

KPIs de logística de distribuição são aqueles que medem o desempenho das atividades realizadas após o embarque. Eles podem compreender:

– A qualidade (se houve ou não erros na entrega, avarias ou extravios, por exemplo);

– O nível de serviço nas entregas (percentual de entregas dentro do prazo negociado com o consumidor, por exemplo);

– Custos de transporte (gastos com combustível, mão de obra, embalagens etc.).

KPIs de On-Time in Full (OTIF)

KPIs de OTIF são todos aqueles que ajudam a mensurar o desempenho do ponto de vista do cliente. Eles compreendem desde a compra até o recebimento da mercadoria pelo consumidor.  Podem medir, entre outras coisas:

– O cumprimento de prazos;

– A rapidez e a eficiência no atendimento durante o transporte e na entrega em si;

– A verificação das especificações combinadas com o consumidor (se o que ele pediu realmente foi entregue ou se houve algum engano, por exemplo), etc.

Confira também as nossas dicas em vídeo:

A escolha da ferramenta de gestão de entregas: quais quesitos avaliar para não errar?

Tendo isso em mente, confira, a seguir, o que uma boa solução não pode deixar de ter!

1- Informações detalhadas de todas as cargas a serem entregues por veículo

O gestor de entregas pode acompanhar, em tempo real, o status das entregas por motorista. No painel da solução, deve ser possível visualizar se a entrega está pendente (o entregador ainda não chegou no cliente), se o check-in foi efetuado (entregador está no cliente esperando descarregar o caminhão) e se a mercadoria foi entregue (caminhão devidamente descarregado).

Com esse controle, sabe-se quantos clientes o entregador já visitou, faltam visitar e onde ele está no momento. Caso aconteça algum imprevisto no trajeto, o gestor tem condições de tomar medidas imediatas para contornar a questão e evitar atrasos ou reduzir o impacto negativo para os clientes seguintes.

2- Acompanhamento do tempo por etapa da entrega

O sistema de controle de entregas ideal também permite acompanhar quanto tempo o motorista gasta desde a saída do armazém, até chegar ao cliente, descarregar o caminhão e sair para a próxima entrega. Esse acompanhamento permite detectar ineficiências no processo logístico, como o tempo parado no trânsito ou esperando para descarregar o caminhão, por exemplo.

Com essas informações, o gestor pode pensar em alternativas para mudar de rota ou negociar melhores horários para entregar em determinados clientes. Além disso, o acumulado dos dados gera um histórico para análise que ajuda a desenhar estratégias mais assertivas de entrega.

3- Devoluções imediatas de mercadorias

Esse é um diferencial muito importante que a solução de gestão de entregas precisa garantir: devolução de mercadorias para o próprio entregador! Se, por acaso, houver alguma devolução de mercadoria por avaria ou entrega indevida, o entregador precisa conseguir informar pelo aplicativo a quantidade dos produtos devolvidos e seus respectivos motivos, podendo levar as mercadorias embora no ato.

Assim, o gestor sabe imediatamente o motivo da devolução, pode programar uma nova entrega e, ainda, reduzir o custo com novos fretes para retirada da mercadoria a ser devolvida.

4- Relatórios gerenciais sobre as entregas e performance dos motoristas

Com o melhor sistema de gestão para entregas, é possível emitir relatórios para saber quanto tempo cada motorista circulou no dia, semana, mês e, também, o tempo de parada em cada cliente. Dessa forma, o gestor pode ver qual o tempo médio que cada motorista precisa para realizar as entregas, avaliando a produtividade de cada um. Se for preciso, é possível realizar um treinamento, tendo em vista uma maior agilidade nas operações.

5- Visualização das contas a receber de cada cliente

A tecnologia também deve permitir que o próprio entregador possa receber os títulos em aberto do cliente (inclusive referente à entrega atual). Por meio do aplicativo acessado em um tablet ou smartphone, ele pode ver informações como valor e vencimento. Ao receber o pagamento, ele também pode informar o lançamento de recebimentos, facilitando e agilizando os pagamentos.

6- Armazenamento de comprovantes de entregas e notas fiscais

A solução ideal ainda deve permitir salvar as notas fiscais das entregas. Após o entregador descarregar o caminhão, ele visualiza a nota fiscal no aplicativo e já registra a entrega dos itens. Em seguida, tira uma foto do canhoto assinado para comprovar a entrega. Dessa forma, não há perda ou erros de informação, garantindo agilidade no processo.

7- Integração facilitada com o ERP

No segmento atacadista distribuidor, é relevante saber qual software para entregas é conectado ao ERP WinThor, por exemplo. O maxMotorista da Máxima Sistemas é totalmente integrado com essa solução especializada no segmento.

Ao escolher a sua solução de gestão de entregas, opte pelo sistema que conhece os desafios do atacadista distribuidor e que supera as expectativas do gestor comercial, em busca de excelência nos processos internos para redução de custo e melhor performance de vendas.

Você está preparado para melhorar a performance da sua empresa na gestão de entregas?

Para finalizar, é importante ter em mente que a performance de entrega impacta diretamente na experiência de compra dos consumidores. Quanto melhor, mais satisfeitos os clientes vão ficar, e isso, consequentemente, ajuda a solidificar uma operação eficiente, que pode elevar a lucratividade.

Essa performance está muito ligada à maneira como os processos da gestão de entregas são realizados, mensurados e continuamente melhorados. A tecnologia tem ajudado muito as empresas mais bem-sucedidas a automatizar atividades, processar e analisar dados em tempo hábil, enfim, potencializar resultados com operações e controles mais inteligentes e eficientes.

O que você achou das nossas dicas para escolher uma ferramenta de gestão de entregas? Deixe seu comentário e até a próxima.